La llegada de la pandemia a Perú nos obligó a buscar nuevas soluciones digitales para no dejar de cumplir con nuestros compromisos y evitar el contacto físico. En la actualidad, todas esas soluciones llegaron para quedarse, tal es el caso del Sistema de Notificaciones Electrónicas (SINOE), un sistema que nació de la mano de la Contraloría General y que busca promover la automatización de procesos de notificación por parte del Sistema Nacional de Control.
En la actualidad, organismos como el Poder Judicial aprobador el uso del SINOE para agilizar demandas y trámites judiciales.
El objetivo principal de este sistema es establecer un canal seguro y eficiente para notificar a las personas interesadas. Estos avisos pueden ser de carácter jurídicos como, por ejemplo, sobre el inicio del pazo para responder o presentar una documentación o demostrar algún alegato e incluso una citación o demanda en su contra.
Fácil acceso
Cualquier persona con documento de identidad puede formar parte de este sistema de manera voluntaria. Exfuncionarios o exservidores públicos recibirán notificaciones al igual que las personas naturales o jurídicas que deseen recibir avisos de órganos.
También lo son organismos descentralizados o unidades orgánicas de la Contraloría/tribunales de manera voluntaria u Órganos de Control Institucional (OCI), pueden hacerlo voluntariamente y solo deben disponer de un correo electrónico, DNI y RUC solo para personas jurídicas.
Pasos para ingresar al Sistema Nacional de Notificaciones
Para acceder al SINOE Poder Judicial debes ingresar en la página web oficial del sistema. Una vez allí, encontrarán botones que utilizarán en distintos casos.
En caso de funcionarios, exfuncionarios, servidores públicos o exservidores públicos, visualizarán el botón “Acceso a casilla electrónica”. Una vez que hicieron clic sobre este botón, se debe ingresar el “usuario” y “contraseña”.
Para personas naturales o jurídicas que deseen activar el servicio, deben hacer clic en el botón “Solicitud de generación voluntaria de casilla electrónica” y suministrar la información que el sistema solicita. Para validar la activación, tendrás un plazo de 30 días para asistir a alguna de las sedes de la Contraloría de la República con tu DNI para validar tu identidad.
Casilla electrónica lista
Una vez que hayan completado la activación en el SINOE PJ, contarás con tu propia casilla electrónica del Poder Judicial, espacio procesal electrónico que será usado para presentar alguna documentación de interés relacionada a demandas, escritos y otros recursos, de igual manera servirá para recibir notificaciones de interés.
La casilla electrónica es un servicio completamente gratuito que funciona las 24 horas del día, los siete días de la semana durante todo el año, garantizando al usuario una completa confidencialidad, garantía y seguridad.
Una vez creada la casilla electrónica del SINOE, contarás con ella por tiempo indefinido. La única razón por la que se podría inactivar es en caso el organismo deje de existir. Sin embargo, si fuera el caso, todo el contenido de la casilla será enviado a la entidad que se encargue se sus funciones, que -indudablemente- otro organismo asumiría.
Otro de los casos por el que se podría desactivar la casilla sería por el fallecimiento del titular.
Una casilla segura y efectiva
La importancia del SINOE alcanzó su punto más alto durante la coyuntura del Covid-19, mantener una distancia física para evitar contagios, realzó la importancia de las notificaciones electrónicas, motivo por el cuál es considerado un mecanismo más seguro y efectivo que los avisos físicos. Mientras no se podía salir de casa, el Poder Judicial seguía recibiendo y enviando notificaciones para resolver los casos de manera virtual.
Adicionalmente, garantiza la comunicación oportuna ya que se puede omitir el envío físico de la notificación, que pueden presentar errores en el domicilio o no hacer la entrega del mismo debido a que no se encuentra la persona solicitada o notificada. Situación que era muy recurrente.
Es importante destacar que solo las personas u organismos solicitados/notificados podrán tener acceso a la documentación, garantizando la confiabilidad del contenido, ya que solo estará dirigida a la personas o personas con acceso a la casilla electrónica. Es importante no dar a conocer las credenciales de acceso.
Al ser una notificación digital, presenta un sello de tiempo en el que se registra la fecha y la hora de notificación, en el que el emisor podrá comprobar que realizó el envío del comunicado y el receptor no podrá negar que fue notificado por parte de algún organismo. Esta notificación contará con una firma digital para evitar la alteración accidental o intencional del documento, garantizando autenticidad en cada de sus envíos.
Esta casilla también tiene el beneficio de ayudar a los organismos a realizar un seguimiento más efectivo de todos los trámites, incluso el receptor podrá ver el estatus de la resolución de sus comunicados. Además, ayuda a evitar costos administrativos e incluso de transporte que pudiesen ocasionar las notificaciones físicas, más aún cuando la gasolina cada día cuesta más.
Envíos de notificaciones electrónicas
Las notificaciones enviadas cuentan con su respectiva cédula de notificación y los respectivos documentos que la sustentan son depositados en la casilla electrónica, desde ese momento se considera al receptor como notificado, quien recibirá un aviso a su correo electrónico.
El sistema funciona durante las 24 horas del día, los 365 días del año. Además, los envíos se realizarán en un horario de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5:30 p.m., solo en casos especiales serán enviados fuera de ese horario y comenzará a contabilizarse como notificado a partir del siguiente día hábil.
Mesa de Partes electrónica
Además de recibir notificaciones, el SINOE nos da la posibilidad de ingresar escritos y demandas de diferentes especialidades gracias a la Mesa de Partes Electrónica, en la que se puede realizar el envío de expedientes físicos.
Durante el estado de emergencia en el que vivió el país a inicios del 2020, debido al coronavirus, el Poder Judicial del Perú aprobó el uso de la Mesa de Partes Electrónicas para el ingreso de escritos de demandas en expedientes electrónicos y físicos.
